Необходимость учета рабочего времени возникает сразу же как только предприятие начинает функционировать, и значение его растет по мере возникновения проблем с нерациональным его использованием. Рано или поздно все сталкиваются с такими явлениями как опоздание, прогулы или отсутствие сотрудников по уважительным причинам. Все эти обстоятельства должны быть зафиксированы документально.

Кто же наделен на предприятии такими полномочиями, как отслеживание и фиксация отработанного рабочего времени?

Как правило, это сотрудник отдела работы с персоналом. Он должен отслеживать присутствие и своевременное прибытие на рабочие места сотрудников. В небольших предприятиях это вменяется в обязанность офис-менеджеру или, даже, бухгалтеру. На крупных предприятиях сбор такого рода информации и ее представление в отдел по работе с персоналом делегируется менеджеру, управляющему подразделением или начальнику отдела.

Вся информация по учету рабочего времени стекается в отдел по работе с персоналом и отражается сотрудниками этого отдела в табеле учета рабочего времени. По истечении периода сформированные табели учета рабочего времени передаются на утверждение директором предприятия или назначенным им ответственным лицом. Только после этого табель учета рабочего времени попадает бухгалтеру для начисления заработной платы, отпускных, командировочных и т.д.
Четкое и грамотное оформление табеля рабочего времени способствует правильному начислению заработной платы и своевременной ее выплате. В обязанность сотрудников отдела по работе с персоналом также входит составление графиков работы.

Сформировать график работы предприятия - непростая задача. От того насколько он является оптимальным, рациональным и учитывает все особенности бизнеса предприятия зависит стабильность производственных процессов. Составление графика требует не только глубокого знания всех аспектов работы конкретного бизнеса, но и хорошего знания трудового законодательства.
При составлении графика учитываются особенности рабочего дня, пиковые часы, нагрузка на предприятии в предпраздничные дни или ее отсутствие в праздничные и выходные. Грамотно составленный график позволит избежать переработок, что в свою очередь экономит фонд оплаты труда.

Рабочие графики подразделяются на три вида сменный, скользящий, недельный. Каждый вид графика применяется при определенном режиме работы предприятия.

1. Сменный график применяется на предприятии с не прерывным процессом производства.
2. Скользящий график составляется на предприятиях с разъездным характером работ.
3. Недельный график определяет количество отработанных часов необходимых для выработки недельного или месячного промежутка.

При составлении каждого из перечисленных видов графиков необходимо с одной стороны учесть все потребности производства, а с другой стороны не нарушить правила трудового законодательства.

«АККА КОНСАЛТ» поможет разобраться со всеми тонкостями ведения кадрового учета. На примерах составим табели учета рабочего времени и графики отпусков, разберем сложные ситуации, например, такие, когда сотруднику предоставляют отпуск без сохранения заработной платы или по уходу за ребенком до 1,5 лет, декретный отпуск и т.д. Как в таких случаях надо заполнять табели рабочего времени?